Er du også glad i Teams
...men sliter litt med å finne frem?
Teams er genialt, men hvordan holde oversikten?
Antall brukere i Teams har eksplodert de siste to årene. En hel verden oppdaget fordelene med Microsoft sin samhandlingsplattform da samfunnet stengte ned under pandemien. Med Teams kan du gjennomføre møter, chatte og dele filer samtidig som antall e-poster i innboksen blir færre. I tillegg kommer det stadig nye, smarte apper og verktøy i Teams som gir stor fleksibilitet for brukerne.
Men selv om løsningen er både smart og praktisk, opplever mange utfordringer når bruken av Teams øker. Kanskje du kjenner deg igjen i noen av dem?
Vanskelig å finne riktig team?
Når antall team øker er det fort gjort å miste oversikten. Listen over team du er medlem i kan virke endeløs, og hvor ofte må du gå inn og ut av flere team før du finner det du leter etter? For ikke å snakke om hvor vanskelig det kan være å finne frem hvis du verken vet navnet eller koden på et team du ønsker å bli medlem av.
Noen bedrifter løser dette ved å innføre retningslinjer for navngivning av team, slik at de skal bli lettere å finne. Andre oppretter manuelle lister over egne team eller de viktigste teamene i avdelingen. I begge tilfeller kan det være krevende å sikre full oversikt for de ansatte.
Opprettes teamet riktig?
Teams gir brukerne stor valgfrihet. Samtidig kan det kan være vanskelig å vite hvilket innhold som bør inn i det enkelte team. Det finnes standard funksjonalitet i Teams som lar deg opprette nye teams basert på en mal, men du må fortsatt ha et bevisst forhold til dette:
- Hva skal teamet hete? Er navnet fri fantasi eller gir det mening for andre? Og emoji som ikon, er det lurt?
- Hvilke faner og kanaler bør jeg opprette, hvilke apper trenger vi for å komme godt i gang?
- Finnes det et team for akkurat dette formålet fra før i bedriften?
Enkelte bedrifter lar ikke ansatte få opprette egne teams overhode nettopp for å unngå kaos, og overlater organiseringen av Teams til IT-avdelingen. Upraktisk og lite fleksibelt, vil nok mange mene.
Kaos i Teams
Listen av team man er medlem av vokser hos de fleste, og det kan gå med mye tid på å navigere mellom ulike team. Listen utgjør fort en salig blanding av team som brukes ofte, og nyttige (og mindre nyttige?) team som man bare trenger å besøke en gang iblant. Sannsynligvis er det også noen team i listen som ikke lenger er i bruk?
I de fleste bedrifter er det opp til den enkelte å aktivt melde seg ut av team, å arkivere eller slette det som ikke lenger brukes, eller å skjule team som man ikke trenger å jobbe i til daglig. Ved å la IT-avdelingen ta ryddejobben kan bedriften automatisk arkivere eller slette alle team som ikke har vært i bruk på en stund, men dette medfører dessverre fare for at viktig informasjon forsvinner i prosessen.
Sikker arkivering av team og filer
Team inneholder ofte filer eller informasjon som er arkivverdig eller som kan komme til nytte i fremtiden. Arkiv-funksjonaliteten i Teams skrivebeskytter innholdet i teamet slik at det ikke kan slettes, men hvis alle melder seg ut av teamet så kan innholdet i verste fall bli utilgjengelig likevel.
Siden det eksisterer ulik praksis for arkivering eller sletting av gamle team velger enkelte derfor å kopiere eller flytte filene til et annet lagringssted enn Teams, som delte områder i OneDrive eller på en filserver. Da er det bare å huske om siste versjon av fila ligger i Teams eller på filserveren...