Skip to content

Modul: Dokumentarkiv

Arkiver enkelt i Teams!

Alle bedrifter har dokumenter med viktig verdi. Enten du ønsker god oversikt eller har behov for kontroll og versjonshåndtering, har vi løsningen for deg! 

Flytte til moduloversikten? Siden ONwork bruker Microsoft Teams som arbeidsflate gjør vi samarbeid og kommunikasjon enda enklere. Vi oppretter egne arbeidsområder, eller team, som er tilpasset ditt behov og hvor du kan samle alt du jobber med.  

Arkiv1
Har du "mistet" et dokument noen gang?

I en hektisk hverdag er det fort gjort å miste oversikten over kontrakter, rapporter eller oversendte tilbud. Dessverre merkes det ofte ikke før man virkelig trenger dem, som i en konflikt med en kunde om hva som egentlig var avtalt, eller når man må finne historisk dokumentasjon av andre grunner. 

Like viktig er det å ha kontroll på hvem som har tilgang til dokumentet - både internt og når man inviterer eksterne gjester inn i Teams, slik at konfidensiell informasjon ikke kommer i feil hender.

Konsekvensene kan bli store når viktige dokumenter er på avveie, men nå finnes det en enkel løsning!

Arkiver på 1-2-3, direkte i Teams  

Med noen få tastetrykk arkiveres dokumentet trygt og skrivebeskyttet direkte i Teams.

ONwork sørger for at siste versjon av dokumentet alltid blir liggende på riktig sted. 

ONworks dokumentarkiv er enkelt å bruke for de ansatte, og gir samtidig ledelsen full oversikt og kontroll på all dokumentasjon som kan være kritisk for bedriften. 

Arkiv2 - kort versjon-2

Group 156-May-12-2022-12-06-39-77-PM
Full oversikt over alle historiske dokumenter!

Alt samles i et felles, søkbart arkiv - på tvers av alle prosjekter eller avdelinger.

Ved smart bruk av metadata kobles dokumentene automatisk mot riktig avdeling, kunde eller bransje.

På et blunk kan du søke opp alle kontrakter registrert på en gitt kunde eller alle historiske prosjektrapporter innen en valgt bransje.


Sikre at alle obligatoriske dokumenter er på plass!   

Ved å kombinere dokumentarkivet med prosessmodulen er du trygg på at alle obligatoriske dokumenter er på plass før jobben avsluttes. 

 

Arkiv3

Arkiv4

Ekstra krav til kvalitet? 

Ved arkivering kan du opprette nye versjoner av historiske dokumenter, eller enkelt legge ved tilleggsinformasjon som gjør det enklere å finne tilbake til dokumentet.

Dere stiller kanskje ekstra krav til kvalitet og kontroll på dokumentasjon? Send dokumenter på høring eller sidemannskontroll, og få innspill og nødvendige kontroller på en effektiv måte. 

 

Eksempler på hvordan du kan bruke arkivet

 

To personer skriver kontrakt

Kontraktsarkiv

Samle bedriftens kontrakter i et arkiv, og sikre full oversikt over blant annet varighet, oppstart og beløp.

Dokumentasjonen blir lagret trygt og lett tilgjengelig for alle involverte parter. 

To personer har personalsamtale

Personalmappe

Et ansettelsesforhold betyr mye sensitiv informasjon og dokumentasjon som må oppbevares på en trygt måte. 

Legg ansettelseskontrakt, lønnslipper og kursbevis i en trygg personalmappe.

En person regner på tilbud

Tilbudsarkiv 

Bedrifter som lykkes  håndterer salget på en strukturert og effektiv måte. Men hvor ligger  tilbudet, og er det virkelig siste versjon?

Med arkivmodulen vet du at du alltid har riktig informasjon tilgjengelig.  

Lett å arkivere


Egendefinerte dokumenttyper

Merk dokumenter med egendefinerte dokumenttyper. Slik kan du enkelt styre hvordan dokumentet blir arkivert. I tillegg er det lett å finne alle kontrakter, avtaler og rapporter på tvers av bedriften. 

Group 15

Flere filer i ett dokument

Består avtalen av kontrakt, regnskap og bilder? Vi lar deg lagre alt i ett dokument, slik at du har full oversikt over alt som skal sendes til kunden eller leverandøren.  

Group 15

Automatisk navngiving

Definer en standard for dokumentnummerering og prefix. Da vil alle dokumenter automatisk lagres med en standard navngiving. 

Group 15

Vannmerke

Definer hvilket vannmerke som skal settes på dokumentet.

Group 15

God oversikt - lett å finne


Egen Arkiv-fane

Du finner dokumentene i egen Arkiv-fane, enten i teamet eller i en egen oversikt. 

Group 15

Felles dokumentarkiv

Finn igjen dokumenter på tvers av alle team i et søkbart arkiv. Slik vet du alltid hvor du finner de viktige dokumentene. 

Arkivfane

Group 15

Søkbare dokumenter

Søk etter dokument, forfatter eller bransje. Du kan i tillegg filtrere på informasjon som kunde, kontraktsverdi, utløpsdato, og annen informasjon koblet til dokumentet. 

Group 15

Versjonshåndtering

Ha full oversikt over gjeldende og historiske versjoner av dokumentet. Alt samlet på ett sted, slik at du slipper å lete. 

Group 15

Definer metadata

Definer hvilken informasjon som skal kobles på dokumentet. Informasjonen kan handle om kunde, kontraktsverdi, avdeling, bransje, produkt og mye annet. Slik kan du enklere ha oversikt over dokumenter på tvers av bedriften. 

Group 15

Rediger metadata

Gå tilbake på dokumenter og endre kunde, produkt eller annen informasjon. 

Group 15

Send dokumentet via e-post

Send det arkiverte dokumentet direkte fra arkivet. 

Group 15


Ikke mist kontrollen


Dokumenter skrivebeskyttes

Slik sikrer vi at det ikke forekommer uønskede endringer i dokumentet. 

Group 15

Arkiver filer som PDF

Du slipper å manuelt opprette PDF filer når du er ferdig å skrive i et arbeidsdokument. Vi arkiverer automatisk Word dokumentet ditt til PDF. 

Group 15

Versjonshåndtering

Ta vare på alle versjoner av dokumentet på samme sted. Slik er du alltid trygg på at du finner igjen historisk informasjon når du trenger det. 

Group 15

Send dokumenter til godkjenning

La en kollega gå gjennom dokumentet før du arkiverer det. 

Group 15

Oversikt over dokumenter til kontroll

Se hvilke dokumenter du må godkjenne eller kontrollere i en oversikt i dashbordet. 

Group 15

Send dokumenter på høring

Vil du ha innspill fra flere kollegaer før du arkiverer dokumentet? Da kan du sende det på høring og dine kollegaer kan legge igjen en kommentar. 

Group 15

Kontroller med sjekklister

Er det ekstra viktig å sikre at all viktig informasjon er med? Da kan du legge ved en sjekkliste og være trygg på at ingenting er glemt. 

Group 15

Automatisk varsling

Når det endelig er din tur til å gjennomgå et dokument, enten for godkjenning eller høring, vil du få varsel i Teams. Når fristen nærmer seg, får du i tillegg en påminnelse. 

Group 15

Automatisk avsjekk*

Dersom du har prosessmodulen, kan sjekkpunktene i prosessen automatisk hukes av når et dokument er godkjent og arkivert. Slik sikrer du at en prosess ikke kan avsluttes før alle nødvendige dokumenter er på plass. 

* Forutsetter at du har prosessmodulen

Group 15

Tilgangsbegrensning 


Kontrollert deling fra private team

I blant er det viktig å arkivere viktige dokumenter uten at de er tilgjengelig for hele bedriften. Når du arkiverer et dokument i et privat rom, vil kun medlemmene av rommet kunne se dokumentet. 

Group 15

Automatisk kryptering

Sensitive dokumenttyper blir automatisk kryptert. Slik kan du sikre at sensitiv data ikke havner på avveie. 

Group 15