MainTech bruker ONwork til å gjøre salgs- og tilbudsprosessen mer styrbar. Med bedre struktur på pipeline, dokumentasjon og faglig oppfølging har selskapet fått bedre oversikt i en viktig del av verdikjeden, samtidig som de har bygget et sterkere datagrunnlag for videre bruk av AI.
Behov for bedre kontroll i salgs- og tilbudsarbeidet
Da MainTech skulle videreutvikle måten de jobbet med salg, tilbud og oppfølging på, handlet behovet om mer enn å bytte system. Selskapet trengte en mer forutsigbar arbeidsform der salg, fagressurser, dokumentasjon og oppfølging hang bedre sammen fra første salgsmulighet til ferdig tilbud.
MainTech hadde brukt et internt system som ikke lenger ga fleksibiliteten de trengte. Systemet var proprietært, lite brukt og vanskeligere å videreutvikle etter hvert som behovene i organisasjonen endret seg.
«Vi hadde et gammelt, proprietært internsystem som få brukte, og miljøene som hjalp oss med oppgraderinger falt gradvis bort», forteller Fredrik Karlstad, leder markedsføring og salg i MainTech.
Fredrik Karlstad
Leder Markedsføring og salg i MainTech
For MainTech er salgsarbeid tett koblet til faglig kapasitet, teknisk dokumentasjon og videre leveranse. Når flere fagmiljøer skal bidra i samme prosess, må informasjonen være tilgjengelig, ansvaret tydelig og fremdriften enkel å følge opp.
«Det gamle systemet ble statisk, og det ønsket vi ikke. Skal man utvikle en bedrift må man ha systemer man kan bygge videre på. Vi lette derfor etter et hyllevare CRM-system», forteller han.
MainTech valgte HubSpot som CRM-system og Microsoft 365 som arbeidsflate. ONwork ble koblingen som gjorde salgs- og tilbudsprosessen mer operativ i hverdagen, slik at informasjon, dokumentasjon og ansvar kunne følge arbeidet videre på en mer strukturert måte.
“Det er en genial
måte å jobbe på”
Mer styring på pipeline og oppfølging
Med ONwork har MainTech fått en mer oversiktlig måte å følge opp salgsarbeidet på tvers av personer, avdelinger og fagressurser. Når informasjon registreres likt og følger en fast prosess, får både ansatte og ledelse bedre kontroll på status, aktivitet og markedsmuligheter.
«ONwork var det eneste og det mest tilpassede produktet for bruk av en god salgspipe, noe som er essensielt i marketing. ONwork lager miljøet som syr programvarene sammen på en fornuftig og god måte», sier Karlstad.
Verdien merkes i det daglige arbeidet. Det blir enklere å registrere informasjon riktig, finne tilbake til det som er gjort, se hva kolleger har fulgt opp og få et samlet bilde av pipeline.
«Det er en ny hverdag for oss som bruker programmet hele tiden», sier han.
Karlstad beskriver også hvordan bedre struktur har gitt mer kontroll på rapportering og KPI-er.
«Fordi det er lettere for våre ansatte å registrere data i henhold til prosedyre. Det er også enklere å finne informasjon, og å se hva en kollega har gjort. Generelt har det blitt enklere for salg og marked å ha kontroll på den totale pipelinen og rapportene. Og det er lettere for alle ansatte i MainTech å se markedsmulighetene i pipeline fordi det blir visualisert i HubSpot. Dermed blir det også lettere å følge KPI-ene våre.»
For ledelsen gir dette bedre grunnlag for å forstå utviklingen i salgsarbeidet, prioritere oppfølging og se hvor muligheter står i prosessen. For organisasjonen gir det en mer felles arbeidsform, der viktig informasjon er lettere tilgjengelig når den trengs.
Bedre samspill mellom salg og fag
I MainTech samarbeider selgere og fagpersoner tett når nye tilbud skal utarbeides. Fagressurser må ofte involveres på riktig tidspunkt, samtidig som de har begrenset tid og mange parallelle oppgaver. Da blir struktur og tydelig informasjonsflyt viktig for å holde fremdrift i tilbudsarbeidet.
«Når vi kombinerer salg og fag, og trekker inn fagressurser som ikke alltid har kjempegod tid, er integrasjonen mellom ONwork i Teams og HubSpot en god måte å samhandle på», sier Karlstad.
Arbeidsflyten er enkel for brukerne, samtidig som den håndterer en prosess med mange involverte. En salgsmulighet opprettes i HubSpot og kan ligge der fra én uke til to år. Når kunden ønsker et tilbud, flyttes muligheten videre i HubSpot, og ONwork oppretter automatisk et tilbudsrom i Microsoft Teams med fast struktur, faste maler og relevant informasjon.
«Vi lager en deal i HubSpot. Der kan den ligge i alt fra én uke til to år. Når vi får bekreftelse om at noen vil ha et tilbud, drar vi dealen over til neste fase i HubSpot. Da åpner ONwork automatisk et tilbudsrom i Teams med fast struktur og faste maler, og informasjonen som er tilegnet de personene som har casen er allerede der. Det er en genial måte å jobbe på må jeg si, det er virkelig bra!»
Denne strukturen gjør tilbudsarbeidet mindre avhengig av enkeltpersoners arbeidsmåte. Informasjon, dokumentasjon og ansvar følger prosessen, og flere kan bidra uten å bruke unødvendig tid på å lete etter riktig grunnlag.
Faste prosesser som gir rom for utvikling
For MainTech er standardisering en viktig del av virksomhetsutviklingen. Selskapet har etablerte prosedyrer og arbeidsmåter som skal følges, samtidig som prosessene må kunne videreutvikles når organisasjonen og teknologien endrer seg.
«ONwork gjør det enkelt å finne frem til nødvendig dokumentasjon, og hjelper oss med å standardisere prosedyrene våre. Uten faste metoder i våre prosedyrer og prosesser får vi ikke utviklet oss. Dette fungerer veldig godt i Teams og HubSpot i dag», forteller han.
ONwork har gjort det mulig å bevare MainTechs etablerte arbeidsmetodikk, samtidig som prosessene er flyttet inn i verktøyene ansatte bruker i hverdagen. Det gir bedre etterlevelse, bedre sporbarhet og et tydeligere grunnlag for forbedring over tid.
«Vi har jo faste prosedyrer og prosesser i MainTech som vi skal følge. Disse blir godt ivaretatt med ONworks integrasjoner av HubSpot og Microsoft 365.»
Karlstad er også tydelig på at arbeidsprosesser må utvikles aktivt dersom teknologi skal gi effekt.
«Men det må gå begge veier. Prosedyrene er ikke statiske, og vi må stadig endre oss for å tilpasse oss nye muligheter i teknologien. Nøkkelen til suksess er å finne nye metoder å jobbe på slik at man utnytter teknologien optimalt. Hvis vi ikke tilpasser arbeidsprosessene til nye muligheter, så får vi ikke noe effekt av den nye programvaren heller», stadfester Karlstad.
“ONwork gjør det enkelt å finne frem til nødvendig dokumentasjon, og hjelper oss med å standardisere prosedyrene våre.”
Et sterkere grunnlag for neste steg med AI
Med en mer strukturert arbeidsflyt for salg, tilbud og faglig oppfølging har MainTech fått et bedre utgangspunkt for å ta i bruk AI på en nyttig måte. Verdien av AI avhenger av at dataene er tilgjengelige, relevante og forståelige i riktig kontekst. Når informasjonen følger en fast arbeidsprosess, blir den mer anvendbar som grunnlag for innsikt, oppfølging og beslutninger.
Gjennom ONwork er mer av salgsprosessen, tilbudsarbeidet og dokumentasjonen knyttet til en operativ arbeidsflyt. Det gir MainTech bedre forutsetninger for å bruke AI til å finne relevant informasjon, støtte vurderinger og videreutvikle måten salg og fag samarbeider på.
For en virksomhet som MainTech handler dette om å få mer verdi ut av dataene som allerede skapes i arbeidshverdagen. Når informasjonen er strukturert rundt reelle prosesser, blir den også mer nyttig for både ledelsen, de operative teamene og fremtidige AI-støttede arbeidsmåter.
Fra bedre struktur til bedre styring
MainTechs erfaring viser hvordan strukturert arbeidsflyt kan gi bedre styring i en viktig del av virksomheten. Salgsmuligheter blir lettere å følge opp, tilbudsarbeidet blir mer forutsigbart, og informasjonen som skapes underveis blir mer tilgjengelig for både ansatte og ledelse.
Med ONwork har MainTech fått en mer styrbar prosess fra salgsmulighet til tilbud. Pipeline blir enklere å følge opp, fagressurser kan involveres mer strukturert, og informasjon, dokumentasjon og ansvar følger arbeidet videre gjennom prosessen.
For ledelsen gir dette bedre kontroll på pipeline, rapportering og markedsmuligheter. Samtidig gir det et sterkere datagrunnlag for videre utvikling, der informasjonen kan brukes mer aktivt til innsikt, prioriteringer og neste steg med AI.
Vil du se hvordan ONwork kan gi bedre kontroll på salg, tilbud, prosjektdata og videre oppfølging?
Om MainTech
MainTech er et konsulentselskap med base i Trondheim, grunnlagt i 1986. Selskapet arbeider blant annet med vedlikehold, materialteknikk, analyser, logistikk, inspeksjon, maskinlæring, Industri 4.0, LEAN, prosjektledelse og ledelse.
MainTech har 54 ansatte og jobber med kunder som ønsker bedre drift, høyere oppetid og varige forbedringer i tekniske og industrielle miljøer.
| Bransje: | Bygg og anlegg |
| Grunnlagt: | 1986 |
| Sted: | Trondheim, Norge |
| Antall ansatte: | 54 ansatte |
| Omsetning: | 94 millioner NOK |
| Spesialiteter: | Vedlikehold, materialteknikk, analyser, logistikk, inspeksjon, maskin læring, industri 4.0, LEAN, Prosjektledelse, ledelse, maskinlæring |
| Leveranser: | Løftet vedlikeholdet til Boliden Odda - Skape varige forbedringer Reduserte kostnadene og økte oppetiden for TiZir |
Dette får du også med ONwork
Integrere Hubspot med Teams
Endelig kan du koble verdens største samhandlingsplattform med HubSpot og samle alle dokumenter og informasjon rundt dealen!
Flytt E- post rett inn i Teams
Med et par tastetrykk i Outlook lagres viktig e-post direkte i teamet. Dermed finner du og kollegene dine alltid e-poster fra leverandører eller kunder, uavhengig av hvem som har sendt eller mottatt den.
Legg igjen info, så tar vi kontakt!
Har du et konkret problem, eller vil du bare slå av en hyggelig prat om smått eller stort rundt IT-løsningen din?
Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt med deg i løpet av kort tid.